CESDE 2-MODULO 1

UNIDAD 1: SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE (CLASE 3)

1.1. Conceptos relativos al sistema de inventario permanente.

1.1.1. Inventarios: Bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios, o que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros para ser vendidos o utilizados en la prestación de servicios; el valor de los inventarios incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta tales como fletes, comisiones, otros, excepto el IVA. Para efectos contables, realizar un invetario requiere hacer el conteo físico (existencia real de bienes) y su respectiva valuación (medición de valor), para esto existen diferentes métodos de valuación, tema que se tratará en el numeral 1.7. de esta unidad.

1.1.2. Sistemas de inventario: Son formas especiales de registro contable relacionadas con los inventarios, que implica determinados procedimientos para obtener información relacionada con el costo de la mercancía vendida y la existencia de inventario. Existen el sistema de inventario permanente y el sistema de inventario periódico.

1.1.3. El sistema de inventario permanente: Forma particular de contabilización respecto a los inventarios, que permite conocer permanentemente el costo de la mercancía vendida y el valor de los inventarios; para cada artículo se lleva un registro individual de su movimiento. Lo primero, conocer continuamente el costo de ventas, se logra con el saldo de la cuenta “Comercio al por mayor y al por menor (6135)”, ya que en cada venta se registra tanto la transacción de la venta como el costo de la misma y si existe una devolución en ventas también se devuelve el costo de la venta; lo segundo mediante el saldo de la cuenta “(1435) Mercancías no fabricadas por la empresa”, pues para toda compra, devolución en compra, venta y devolución en ventas se registra dicha cuenta.

1.2. Impuesto sobre las Ventas por Pagar (Contablemente), IVA (Tributariamente) .

1.2.1. Concepto: El IVA es un impuesto que recae sobre las diferentes etapas del ciclo económico, bajo la modalidad de valor agregado, y lo deben pagar todas las personas (Naturales y Jurídicas) que compran mercancías o servicios gravados con este impuesto.
Este impuesto lo debe liquidar y cobrar todos los productores, importadores y comerciantes, del régimen común, en el momento de vender sus mercancías o servicios gravados.
Realmente este impuesto recae sobre el consumidor final y la tarifa general es del 16%, aunque existen otras tarifas diferenciales. Ver tabla en la última página del presente módulo.
Existen algunas mercancías y servicios sobre las cuales no se cobra IVA, como:

· Planes obligatorios de salud del Sistema de Seguridad Social.
· Servicios de transporte Público.
· Servicios de transporte de mercancía (Fletes).
· Servicios de Educación.
· Servicios de seguro de Vida individual o colectivo.
· Lápices de escribir y colorear.
· Miel natural.
· Papas (patatas) frescas o refrigeradas.
· Semen de bovino.
· Servicios de arrendamiento de Inmuebles para vivienda, para exposiciones y muestras artesanales.
· Cuadernos de tipo escolar.
· Pan.
· Servicios Públicos, exceptuando el servicio de teléfono en los estratos 3, 4, 5 y 6, y después de los primeros 250 impulsos en los estratos 1 y 2.
· Etc.

1.2.2. REGÍMENES DEL IVA.

Las empresas, sean personas naturales o personas jurídicas, requieren para la obtención del NIT (Número de Identificación Tributaria) llenar preliminarmente el formulario del RUT (Registro Único Tributario), el cual tiene en su “módulo E” llamado responsabilidades, la obligación de definir el régimen de IVA al cual pertenecerá. Las opciones son régimen común y régimen simplificado.

Régimen Simplificado: Creado para pequeños empresas, que no están obligadas a llevar contabilidad de causación, no están obligadas a facturar, no son agentes de retención y no pueden cobrar IVA en sus Ventas.

Régimen Simplificado para comerciantes minoristas, para todos los efectos del Impuesto sobre las Ventas- IVA, deben inscribirse en el régimen simplificado quienes cumplan los siguientes requisitos, según el artículo 42 de la Ley 788 de dic. 27/2002:
1. Ser persona natural.
2. Ser comerciante minorista o detallista cuyas ventas estén gravadas.
3. Que haya obtenido en el año inmediatamente anterior (2002) ingresos brutos provenientes de su actividad comercial por un valor inferior a cuatrocientos (400) salarios mínimos legales mensuales vigentes (400 x $309.000 = $123´600.000)
4. Tenga un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerce su actividad.

Régimen Simplificado para prestadores de servicios, para todos los efectos del Impuesto sobre las Ventas- IVA, deben inscribirse en el régimen simplificado quienes cumplan los siguientes requisitos, según el artículo 43 de la Ley 788 de dic. 27/2002:
Ser persona natural.
Ser prestador de servicios gravados.
Que haya obtenido en el año inmediatamente anterior (2002) ingresos brutos provenientes de su actividad por un valor inferior a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes (200 x $309.000 = $61´800.000)
Tenga un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerce su actividad.

En general son los pequeños negocios quienes pertenecen al régimen simplificado.

A falta de contabilidad por causación, la DIAN les exige llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.

El IVA que estos comerciantes paguen en sus compras de mercancía lo deben de llevar como costo (mayor valor de la mercancía adquirida) o como gasto en las compras para consumo de la empresa.

Régimen Común: Diseñado para los productores, importadores, comerciantes y prestadores de servicios, responsables del IVA, es decir que tiene que cobrar IVA en sus ventas. Quienes no cumplan con todos los requisitos para pertenecer al Régimen Simplificado, deben pertenecer al régimen común, esto es la mayoría de las empresas en Colombia.



Algunas empresas que cumplen los requisitos para pertenecer al régimen simplificado optan por inscribirse en el régimen común, debido a que varias empresas inscritas en este régimen prefieren no comprar bienes y/o servicios gravados a empresas del régimen simplificado porque éstas no registran IVA cobrado en el documento soporte de la venta.

Las obligaciones de este grupo comerciante son:
· Registrarse inscribirse en el registro único tributario, como responsables del IVA en el registro nacional de vendedores de la DIAN.
· Expedir facturas en todos sus ventas con todos los requisitos legales discriminando el valor del IVA.
· Llevar contabilidad de causación, según lo estipula el código de comercio.
· Declara y pagar el IVA cada dos meses calendario ( El impuesto a pagar es el que se obtiene de la diferencia entre el IVA cobrado en ventas y el IVA pagado en compras “ IVA descontado”).
· Informar el cese de actividades.

Paso de régimen simplificado a régimen común. Según artículo 44 de la Ley 788 de dic. 27/2002: Cuando los ingresos brutos de un responsable de impuesto sobre las ventas perteneciente al régimen simplificado, en lo corrido del respectivo año gravable (2003) superen los topes de $123´600.000 (comerciante) o $61´800.000 (prestador de servicios), el responsable pasará a ser parte del régimen común a partir de la iniciación del período (bimestre) siguiente.

1.2.3. Contabilización del IVA (CLASE 4)

Los comerciantes del régimen común están obligados a registrar el IVA en la cuenta 2408 “Impuesto a las ventas por pagar”, cuenta de pasivo de naturaleza crédito, cualquiera que sea su movimiento y saldo.

Esta cuenta de debita por el valor de IVA correspondiente a cada compra de mercancías y/o servicios gravados que le facturen a la empresa, también se debita por el valor del IVA correspondiente a las devoluciones en Venta. Cuando se registra al débito se denomina IVA descontable o IVA a favor.

Esta cuenta se acredita por el valor del IVA que factura la empresa en las ventas de mercancías y/o servicios grabados, también se acredita por el valor del IVA correspondiente a las devoluciones en compras. Cuando se registra al crédito se denomina IVA Generado.

El saldo de la cuenta “(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar”, al finalizar el bimestre, puede ser crédito o débito, esto depende de:

A. El valor total del IVA correspondiente a las ventas y devoluciones en compras sea mayor que el valor total de IVA correspondiente a las compras y devoluciones en ventas, entonces la cuenta 2408 tendrá saldo crédito, saldo que debe ser consignado en cualquier banco a nombre de la DIAN en forma bimestral vencida, de acuerdo al último dígito del NIT.
1.3. Retención en la fuente. (CLASE 5)

1.3.1. Concepto: Es un mecanismo empleado por el Estado para recaudar en forma anticipada el impuesto de sobre la Renta. Consiste en obligar a quienes realizan pagos por compras de mercancías o servicios a que le retengan un porcentaje señalado por la ley al beneficiario del pago, y posteriormente consignarlo a favor del Estado, a través de los bancos.

El porcentaje de retención en la fuente es del 3.5% en compras de mercancías, 1% en fletes, 11% en honorarios y comisiones y existen otras tarifas, Ver ANEXO No. 05, parte final del módulo.

En Colombia pueden retener las personas jurídicas, los notarios en las escrituras públicas, las dependencias de tránsito en la transacción de vehículos, aquellas personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($500´000.000).

1.3.2. Contabilización de la Retención en la Fuente:

La entidad que recibirá el pago por la venta es a quien se le retiene, pues la retención en la fuente para el vendedor equivale a un pago anticipado del impuesto de renta. El valor que le retienen por sus ventas lo debe contabilizar mediante un registro débito en la cuenta “(1355) Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor”.

Todas las retenciones que le practicaron durante el año gravable se acumulan en esta cuenta y a 31 de Diciembre el saldo que muestre se puede descontar del impuesto de Renta que tenga por pagar.

La entidad que compra, encargada de pagar el valor de la transacción, es quien tiene la obligación de retener en la fuente. Consignará en los bancos autorizados, el saldo correspondiente al valor total recaudado mensualmente por concepto de retención en la fuente; lo hará al inicio del mes siguiente, de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario tributario, teniendo presente el último dígito del NIT. El valor cobrado lo debe contabilizar con un registro crédito en la cuenta “(2365) Retención en la fuente”.
3 Autorretenedores: (CLASE 6)
Se presenta la autorretención cuando la persona que compra no debe retenerle a quien vende, dado que el vendedor está autorizado por la DIAN para practicarse la autorretención sobre el valor de la venta. Quien pretenda ser autorretenedor, deberá presentar una solicitud a la DIAN para que mediante resolución se le autorice escribir en el membrete de sus facturas el sello que lo distingue como autorretenedor, además ciertas entidades son autorretenedoras por resolución de la DIAN, como es el caso de todas las entidades del sector financiero (bancos, corporaciones financieras, compañías de leasing, cooperativas, compañías de seguros y otras). En la página de la DIAN (www.dian.gov.co) aparece un listado de las empresas autorretenedoras, discriminado en aprobados (1.779 empresas), revocados (66 empresas) y suspendidos (672 empresas).
Registros de Faltantes y Sobrantes. (CLASE 16)
Por lo menos al cierre del ejercicio, toda empresa debe realizar un inventario (conteo físico y su respectiva valoración). Lo anterior implica para las empresas que tienen sistema de inventario permanente, realizar una comparación entre el conteo físico y el registro existente en Kárdex, presentándose generalmente diferencias que pueden se faltantes o sobrantes
SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO

2.1. Conceptos. (CLASE 22)

2.1.1. Empresas comerciales: Están relacionadas con los sistemas de inventario en la medida en que ellos se aplican tanto a los inventarios de empresas comerciales como industriales. Recordemos que las empresas comerciales se dedican a la compraventa de mercancías (productos a los que no se les adiciona procesos de transformación y/o no se les cambia la escencia, aunque en algunas ocasiones se les cambie la apariencia mediante nuevos empaques o embalajes).

Generalmente este grupo de empresas son intermediarias entre las empresas productoras mayoristas y los consumidores.

2.1.2. Sistema de Inventario periódico: Es otra alternativa que tienen las empresas comerciales para registrar contablemente sus mercancías. Es recomendable para empresas tales como supermercados, ferreterías, farmacias y aquellos negocios en los cuales el volumen de ventas de productos es muy alto pero con precios unitarios relativamente bajos.

Esta forma particular de asentar las transacciones relativas a inventarios, tiene como características especiales que:

a. Sólo se conoce el valor de los inventarios mediante un conteo físico y su respectiva valuación. El artículo 52 del Código de Comercio dice: “Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”. Al cierre de cada ejercicio contable se registra el valor del inventario, pues para toda compra, devolución en compra, venta y devolución en ventas no se registra la cuenta del grupo inventarios.

b. Además se requiere para determinar el costo de la mercancía vendida hacer el juego de inventarios.



2.2. Juego de Inventarios

Tiene como objetivo dar a conocer el costo de ventas o costo de la mercancía vendida, contablemente llamada “(6135) Comercio al por mayor y al por menor”. Para su realización se requieren los de las cuentas correspondientes al inventario inicial, inventario final, compras y devoluciones en compras. Existen tres formas diferentes para hallar el costo de ventas, es decir , tres formas de hacer el juego de inventarios: Algebraicamente, contablemente y en el Estado de Resultados.

Datos para ejemplificar los tres métodos: Uniformes Ltda. compra y vende sudaderas de la misma referencia para el Colegio Matrix, tiene período contable mensual. En febrero 01 de 2003 tiene 30 unidades con costo de $10.000/unidad, compra durante febrero del mismo año 100 unidades con costo de $10.000/unidad, de las cuales devuelve 10 unidades; en febrero 28 de 2003 hace conteo físico y encuentra 50 unidades con costo $10.000/unidad. Calcular el costo de ventas.