CESDE 3-MODULO 1

DISPONIBLE: CAJA Y BANCOS (CLASE 3)

1.1. CONCEPTO.

Disponible es el primer grupo del activo y comprende todos los recursos de liquidez inmediata, es decir, de rápida conversión de efectivo que el ente económico tiene en su poder, incluye las cuentas caja (monedas, billetes, cheques recibidos), bancos (depósitos en cuentas corrientes), remesas en tránsito (traslados de fondos de otras empresas a la cuenta corriente de nuestra empresa y que están en canje), cuentas de ahorro (depósitos en cuentas de ahorro), fondos (Apropiaciones de dinero para fines específicos de la empresa que se asignan a funcionarios de la misma). También se le llama efectivo.

Los controles internos de las empresas buscan la optimización de los recursos del ente para proteger los bienes del mismo, uno de los controles consiste en evitar riesgos en el manejo del dinero (monedas, billetes y cheques recibidos), por lo cual en muchas empresas se toma la decisión de consignar diariamente el dinero recibido y efectuar los pagos con cheque, salvo aquellos desembolsos de poco valor, para lo cual se utiliza la caja menor.

1.2. MANEJO DE CAJA MENOR

1.2.1. Concepto: La caja menor consiste en la apropiación de dinero destinado para el pago de desembolsos de poco valor, que no amerita hacerse con cheque por el costo que éste implica y porque no sería aceptado el cheque en negociaciones de escaso valor. Se crea mediante el traslado de dinero o preferiblemente cheque a nombre del responsable o encargado del fondo de caja menor, el traslado lo realiza el cajero o tesorero de la empresa; tal cheque se mandará a cambiar por dinero al banco con el fin de poder realizar los pagos de poco monto.
. CONCEPTOS PRELIMINARES.

A. Bancos: En el ámbito contable es una cuenta del activo, de naturaleza débito, cuyo saldo representa el valor que la empresa tiene depositado en las diferentes cuentas corrientes. Dicho saldo se puede conocer a través del libro mayor y balances, libro auxiliar de bancos o extracto de cuenta corriente.

Al final del mes se supone que los datos del libro mayor y el libro auxiliar de bancos coinciden, pues el departamento de auditoría y/o revisoría fiscal detectará las posibles diferencias durante el mes y pedirá realizar los respectivos registros de ajuste que permitan homogeneidad entre ambos.

Mientras que sí es relativamente común que existan diferencias entre el extracto de cuenta corriente con el libro auxiliar de bancos y por ende con el libro mayor, por lo cual se presenta la conciliación bancaria.
Los principales motivos que generan diferencias entre el libro auxiliar de bancos y el extracto de cuenta corrientes, son:

a. Cheques girados por la empresa que no han sido cobrados por las personas a quienes se les giró; por supuesto ya quedaron registrados en los libros contables de la empresa, pero no aparecen en el extracto de cuenta corriente. Se les llama cheques girados y no cobrados, cheques en canje, cheques por cobrar o cheques pendientes de cobro.

b. Consignaciones en cheque realizadas por la empresa, generalmente el último día de mes y algunas veces en horario extendido, que no alcanzan a quedar registradas en el extracto de cuenta corriente. Sí aparecen contabilizadas en los libros de contabilidad de la empresa, pero no en el extracto de cuenta corriente. Se les denomina consignaciones en tránsito o consignaciones en vía.

c. Notas débito (N.D.) y notas crédito (N.C.) elaboradas por el banco que no llegan a la empresa durante el mes, sino en el mes en el cual se recibe el extracto, por lo cual sí aparecen en el extracto bancario de cuenta corriente pero no en los libros contables de la empresa. Se les puede llamar notas bancarias por registrar en libros.

d. Errores de registro en la empresa y/o en el banco; en escasas ocasiones se presenta que alguna transacción relacionada con el banco, como consignaciones, cheques girados, notas débitos bancarias o notas créditos bancarias, queden registradas en la empresa y/o en el banco, por un valor diferente al que aparece en el documento original. Se les denomina errores en libros y/o en extracto.
B. Libro Auxiliar de Bancos: Es un libro de contabilidad que la ley no obliga a utilizar, sin embargo es muy usado con el fin de detallar el movimiento de las diferentes cuentas corrientes que la empresa tiene, en él se registran las consignaciones, los cheques girados, las notas débito, las notas crédito y los ajustes. Tiene cinco columnas, aunque en la pasta aparece libro tres columnas, éstas son para la fecha, detalle, debe, haber y saldo. Dependiendo del número de cuentas corrientes y de su movimiento, se podrán utilizar uno o varios libros auxiliares de bancos, por ejemplo si sólo se tienen dos cuentas corrientes, siendo una de ellas de movimiento aceptable y la otra de poco movimiento, se podrá utilizar un solo libro auxiliar destinando las primeras sesenta hojas para la cuenta de más movimiento y las restantes veinte hojas para la cuenta corriente de poco movimiento.

Se dice que una cuenta tiene poco movimiento cuando durante el mes genera pocas transacciones con el banco, por decir algo, cinco consignaciones y siete cheques girados; mientras que una cuenta de alto movimiento implica un gran volumen de transacciones bancarias, por ejemplo tener durante el mes más de sesenta consignaciones y más de ochenta cheques girados; el concepto del volumen exacto de transacciones es relativo.

C. Extracto de Cuenta Corriente: Es un documento enviado por el banco a cada cliente (cuenta habiente o cuentacorrentista), en forma mensual vencida, para informarle el saldo inicial, movimiento de la cuenta y saldo final; algunos extractos traen resumen informativo del número de transacciones realizadas por cada concepto, valor promedios de saldo, total del valor consignado, total cheques girados, etc. El cliente recibe normalmente su extracto en los diez primeros días del mes siguiente al contenido de la información. En la actualidad con apoyo en la tecnología los bancos envían a algunos clientes, generalmente a los grandes clientes, el extracto por Internet y/o Correo electrónico.

D. Conciliación Bancaria: Es un documento elaborado por la empresa para mostrar las diferencias encontradas al comparar el libro auxiliar de bancos y el extracto de cuenta corriente, tiene encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento “Conciliación bancaria”, nombre del banco, número de cuenta corriente en caso de tener varias cuentas corrientes en el mismo banco, mes que se está conciliando. Existen diferentes formas de conciliar, como el método de conciliación simultánea con el cual se llega a los saldos reales, otro es partiendo del saldo en libros para llegar al saldo en extracto, está el método en que se parte del saldo en extracto para llegar al saldo en libros. La información que falta por registrar en libros requiere hacer ajustes al final del período contable.
BOLSAS DE VALORES.

Son entidades que facilitan el mercado de títulos valores; entre las principales bolsas de valores del mundo se destacan las Bolsas de valores de New York, Tokio, Londres, Hong kong.

En Colombia sólo existe una bolsa de valores que se llama la Bolsa de Valores de Colombia, producto de la fusión de las tres bolsas de valores que existían de una manera separada, ellas eran las Bolsas de valores de Medellín, Bolsa de valores de Bogotá y Bolsa de valores de Occidente (ubicada en Cali). La Superintendencia de Valores es la entidad adscrita al Gobierno, dedicada a la vigilancia y control de las Bolsas de valores.

Hace algunos años que en la Bolsas de valores de Colombia se hacían las negociaciones a viva voz, es decir, a través de una rueda de bolsa donde participaban los comisionistas de bolsa y un moderador que ofrecía títulos valores para la venta. En la actualidad la mayoría de las transacciones de bolsa se llevan a cabo electrónicamente, mediante el uso de la Internet.

La sucursal de la Bolsa de valores de Medellín está ubicada en el Parque Berrío, entre el Banco Popular y Las Villas; allí funcionan oficinas de corredores de Bolsa y en el segundo piso está la Biblioteca de Bolsa de valores de Colombia, sucursal Medellín.
ACCIONES

Representa una cuenta del activo en la cual se registra el valor de las inversiones realizadas por el ente económico en sociedades por acciones y/o asimiladas, el cual incluye las sumas incurridas directamente en su adquisición. Las acciones generan un rendimiento llamado dividendo, el cual es pagado por la empresa emisora del título, generalmente por mes y por acción en forma vencida.

Según el Diccionario de Términos Contables para Colombia (DTCC), “acción es alícuota o parte en que se divide el capital de una sociedad anónima o en comandita por acciones//Título que sirve para acreditar y transferir la calidad y los derechos de un socio o accionista, en esta clase de sociedades.”

Las acciones se pueden negociar en el mercado primario y/o en el mercado secundario.

Mercado Primario: se habla de él para referirse a la colocación de títulos valores que se emiten o salen por primera vez al mercado.

Mercado Secundario: se refiere a la compra y venta de valores ya emitidos, en circulación.
Valor Nominal: Es el que aparece escrito o impreso en el título valor, significando el valor por el cual la superintendencia aprobó emitir la acción. Mientras salen por primera vez al mercado las acciones no pueden emitirse por menos del valor nominal, cuando estén en circulación se pueden negociar por cualquier valor. Ej. $150/acción.

Valor de Mercado: Por el cual se cotiza o negocia la acción, es el valor comercial, varía frecuentemente debido a múltiples factores como la ley de la oferte y la demanda, decisiones económicas, situación social, problemas políticos, factores naturales, situación financiera de la empresa y/o del gremio, etc. Ej. $860/acción

Valor Histórico: "El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por su adquisición, tales como las comisiones, honorarios e impuestos, una vez reexpresado como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, debe ser ajustado al final del período al valor de realización, mediante provisiones o valorizaciones". Artículo 61, párrafo cuarto, Decreto 2649/93
Por el cual se compra el título valor, incluye el valor de mercado más todos los desembolsos necesarios para su adquisición como honorarios, comisiones, viáticos. Este es el valor que se contabiliza.

Valor de Realización: Se entiende por valor de realización de las inversiones de renta variable, el promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes y, a falta de éste, su valor intrínseco. Artículo 61, párrafo quinto, Decreto 2649/93

Valor Intrínseco: Es resultado de dividir al patrimonio de la empresa emisora entre el número de acciones en circulación de la misma, para mostrar qué valor corresponde del patrimonio, a los socios, por cada acción.
De Inversiones: Es una cuenta de valuación o complementaria de activo, de naturaleza débito, cuyo saldo muestra la valorización que tiene la acción. Aparece en el balance general sumando con la cuenta principal, es decir, con la cuenta (1205) Acciones, para que el total dé a conocer cuánto es el valor por el cual se cotiza la acción. Da a conocer cuánto valor se ganaría en el supuesto caso de venderla. Esta cuenta siempre se mueve con la cuenta del patrimonio (3805) De Inversiones. Al final del período contable: a) cuando se valorizan las acciones o aumenta la valorización, se debita la cuenta complementaria de activo contra la cuenta de patrimonio; b) cuando disminuye la valorización o se venden acciones valorizadas, hay que hacer un contra asiento, debitando la cuenta de patrimonio y acreditando la cuenta de activo.

(129905) Provisiones – Acciones: Es una cuenta complementaria de activo, de naturaleza crédito, cuyo saldo muestra la desvalorización que tienen las acciones adquiridas por la empresa. Aparece en el balance general restando de la cuenta principal, para dar a conocer con el valor neto por cuánto valor se negociaría la acción según el mercado bursátil. Da a conocer lo que posiblemente se perdería al momento de venderla. Las provisiones de acciones, cartera, inventarios y propiedades planta y equipo, son apropiaciones de gastos anticipando posibles pérdidas, para que en el caso en que se presenten al momento de venderlas, se utilice la provisión para cubrir tal pérdida, hasta donde alcance.
DEUDORES: Grupo del activo que comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales. Incluye entre otras las cuentas clientes, deudas de difícil cobro, cuentas por cobrar a socios y accionistas, deudores varios, anticipos y avances, anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor, cuentas por cobrar a trabajadores.
En este grupo también se incluye el valor de la provisión respectiva, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.

CLIENTES (1305): Cuenta del activo de naturaleza débito, su saldo refleja las deudas a favor de la empresa, que se encuentran al día, originadas en ventas a crédito.

DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO (1390): Cuenta del activo de naturaleza débito, su saldo refleja las deudas a favor de la empresa, que se encuentran vencidas originadas en ventas a crédito. Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado y su cancelación o castigo sólo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes.
PROVISIONES (1399): Es una cuenta de valuación de activo, de naturaleza crédito, registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de créditos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo deudores.